Gần như mọi hướng dẫn trên mạng đều bảo bạn tải mẫu về rồi điền. Nhưng tờ sơ yếu lý lịch bị trả lại hiếm khi vì sai mẫu. Nó bị trả vì mấy dòng người khai tự nghĩ chữ để điền vào, và vì một hiểu nhầm rất phổ biến: tưởng cán bộ phường sẽ đọc rồi phê nhận xét về mình. Từ năm 2014 tới nay, quy định không cho phép làm việc đó. Bài này chỉ thẳng vào bảy mục hay bị gạch nhất, kèm chữ nên ghi vào từng ô.
Cập nhật: Tháng 8, 2026 · Tác giả: Nguyễn Đức Duy
Tóm tắt nhanh, 5 ý chính
- Phường chỉ chứng thực chữ ký của bạn, không chứng thực nội dung. Bạn tự chịu trách nhiệm về mọi dòng đã khai, và cán bộ không được phê nhận xét về việc bạn chấp hành pháp luật hay không.
- Bảy mục hay bị gạch đều nằm ở chỗ người khai tự nghĩ chữ, chứ không nằm ở chỗ khó. Nguyên quán, trình độ văn hoá, quãng thời gian trống là ba chỗ đứng đầu.
- Không bắt buộc về nơi thường trú để chứng thực. Bạn ký ở phường nào thuận tiện cũng được, miễn là ký trước mặt người chứng thực.
- Ô nào không có thì ghi chữ Không, đừng bỏ trống. Ô trống bị đọc là khai thiếu, còn chữ Không là một câu trả lời.
- Tờ này là bản chào hàng đầu tiên về bạn. Người đọc nó không chấm văn hay, họ chỉ dò xem có chỗ nào lệch với giấy tờ hay không.
Nội dung bài viết
- Tờ tự thuật khác CV ở chỗ nào, và ai đang đọc nó
- Bảy mục hay bị gạch nhất, kèm chữ nên ghi
- Hai bản khai của cùng một người
- Xác nhận ở đâu, mất bao nhiêu, có phải về quê không
- Điều cán bộ không được phép ghi vào tờ của bạn
- Viết tay hay đánh máy, và dùng mẫu số mấy
- Nếu bạn khai tờ này để tự làm ăn chứ không đi xin việc
- Câu hỏi thường gặp
- Kết luận
Tờ tự thuật khác CV ở chỗ nào, và ai đang đọc nó
CV là chỗ bạn bán mình. Sơ yếu lý lịch tự thuật thì không. Nó là một bản khai hành chính, và người cầm nó lên không đi tìm điểm sáng của bạn. Họ dò xem thông tin bạn khai có khớp với giấy tờ hay không, có mục nào bỏ trống hay không, có chỗ nào cần hỏi lại hay không.
Hiểu sai vai trò của tờ giấy này là nguyên nhân gốc của phần lớn lỗi. Người khai cố viết cho hay, cho đầy đặn, cho ra vẻ tích cực. Trong khi thứ cần là viết cho khớp. Một dòng nguyên quán ghi lệch so với căn cước gây phiền hơn cả mười dòng thành tích viết vụng.
Có ba nhóm người thường phải nộp tờ này. Người đi xin việc, nộp kèm bộ hồ sơ. Học sinh sinh viên, nộp khi nhập học hoặc làm hồ sơ đoàn thể. Và một nhóm ít ai nghĩ tới: người làm thủ tục hành chính cho việc tự kinh doanh. Chẳng hạn khi chuẩn bị giấy tờ cho thủ tục đăng ký hộ kinh doanh ở ngành nghề có điều kiện.
Cả ba nhóm đều đọc chung một tờ giấy. Nên cách viết đúng cũng chỉ có một.
Bảy mục hay bị gạch nhất, kèm chữ nên ghi
Đây là bảy chỗ mà người khai hay tự nghĩ chữ, và cũng là bảy chỗ khiến tờ giấy phải viết lại.
1. Nguyên quán, hoặc quê quán
Rất nhiều người ghi nơi mình đang ở. Sai. Mục này ghi theo giấy khai sinh, thường là quê gốc bên nội. Nếu giấy tờ của bạn dùng chữ quê quán thay cho nguyên quán, cứ chép đúng dòng in trên căn cước. Nguyên tắc chung cho cả phần định danh: chép, đừng nhớ. Mở căn cước ra chép từng chữ, kể cả dấu.
2. Hộ khẩu thường trú và nơi ở hiện tại
Từ giữa năm 2025, hàng loạt xã phường được sáp nhập và đổi tên, cấp huyện không còn trong bộ máy hành chính. Địa chỉ cũ bạn thuộc lòng nhiều năm có thể đã không còn đúng. Hãy lấy tên đơn vị hành chính mới. Tra trên ứng dụng định danh điện tử, hoặc hỏi ngay tại phường. Nếu sợ nơi nhận hồ sơ không nhận ra, ghi tên mới trước và để tên cũ trong ngoặc.
3. Thành phần gia đình và thành phần bản thân
Đây là mục cổ nhất trên tờ giấy, sót lại từ các mẫu cũ. Nhiều người trẻ đọc xong không hiểu phải ghi gì nên bỏ trống. Cách xử lý gọn: ghi theo nghề nghiệp chính của gia đình thời điểm đó. Chẳng hạn nông dân, công nhân, viên chức, tiểu thương. Thành phần bản thân ghi theo nghề của chính bạn. Nếu mẫu bạn cầm không có mục này thì càng nhẹ, đừng tự thêm vào.
4. Trình độ văn hoá lẫn với trình độ chuyên môn
Đây là chỗ nhầm hay gặp. Hai mục khác nhau hoàn toàn:
- Trình độ văn hoá là bậc học phổ thông. Ghi dạng 12/12, hoặc 9/12 nếu bạn dừng ở lớp 9.
- Trình độ chuyên môn là bằng cấp nghề nghiệp. Ghi đủ bậc, ngành, trường và năm tốt nghiệp, ví dụ Cử nhân Quản trị kinh doanh, Đại học Thương mại, 2021.
Ghi chữ Đại học vào ô trình độ văn hoá là dấu hiệu người khai không đọc kỹ, và người duyệt hồ sơ nhận ra ngay.
5. Quá trình học tập và công tác bị đứt quãng
Mục này yêu cầu liệt kê liên tục theo thời gian. Mốc bắt đầu thường là năm học cấp hai hoặc năm mười tám tuổi, tuỳ mẫu. Người khai hay bỏ qua những quãng không đẹp: một năm ở nhà ôn thi lại, sáu tháng thất nghiệp, hai năm bán hàng tự do không có hợp đồng.
Bỏ trống là cách chắc chắn nhất để bị hỏi lại. Cứ ghi thẳng: từ tháng 3 năm 2023 đến tháng 9 năm 2023, ở nhà, phụ gia đình bán hàng. Một dòng như thế đóng lại câu hỏi, còn khoảng trống thì mở ra câu hỏi.
6. Quan hệ gia đình khai thiếu người
Mục này cần cha, mẹ, vợ hoặc chồng, con. Mỗi người ghi đủ bốn thứ: họ tên, năm sinh, nghề nghiệp, nơi ở hoặc nơi công tác. Anh chị em ruột thường không bắt buộc trừ khi mẫu có dòng riêng hoặc nơi nhận yêu cầu.
Người đã mất vẫn ghi, kèm chữ đã mất và năm mất. Bỏ tên một người trong nhà vì nghĩ không liên quan là lý do phổ biến khiến hồ sơ quay lại.
7. Các ô để trống: Đoàn, Đảng, khen thưởng, kỷ luật
Bốn ô này phần lớn người khai bỏ trắng vì không có gì để ghi. Nhưng ô trắng và chữ Không là hai thứ khác nhau trong mắt người duyệt. Ô trắng nghĩa là chưa khai. Chữ Không nghĩa là đã khai và câu trả lời là không có.
Hai bản khai của cùng một người
Để thấy rõ khoảng cách, hãy nhìn cùng bốn mục dưới hai cách viết. Người khai không đổi, học vấn không đổi, chỉ chữ điền vào là đổi.
Điều đáng chú ý: không dòng nào ở cột phải cần văn hay hơn cột trái. Chúng chỉ đúng hơn. Đây cũng là nguyên tắc chung khi viết bất cứ thứ gì cho người khác duyệt. Từ tờ khai này cho tới một email báo giá gửi khách hàng, cụ thể luôn thắng chung chung.
Xác nhận ở đâu, mất bao nhiêu, có phải về quê không
Ba câu hỏi này xuất hiện dày trong gợi ý tìm kiếm của Google. Câu trả lời gọn hơn nhiều người tưởng.
Nơi làm. Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường hoặc đặc khu thực hiện chứng thực chữ ký. Căn cứ là Nghị định 23/2015/NĐ-CP và phần sửa đổi tại Nghị định 07/2025/NĐ-CP. Từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, khi cấp huyện không còn, nhiệm vụ này thuộc về cấp xã. Ngoài ra bạn có thể tới tổ chức hành nghề công chứng.
Có phải về quê không. Không. Chứng thực chữ ký không bắt buộc thực hiện tại nơi đăng ký thường trú. Bạn đang trọ ở phường nào thì ra phường đó, mang theo căn cước công dân bản gốc.
Chi phí. Mức phổ biến khoảng 10.000 đến 15.000 đồng cho một lần chứng thực chữ ký. Nếu bạn cần nhiều bản thì mỗi bản tính riêng, nên hỏi trước ở quầy để mang đủ tiền lẻ.
Điều quan trọng nhất và cũng hay bị bỏ qua: bạn phải ký tại chỗ, trước mặt người chứng thực. Ký sẵn ở nhà rồi mang ra là mất công đi lại lần hai. Bản chất thủ tục này là xác nhận chữ ký đó đúng là của bạn.
Điều cán bộ không được phép ghi vào tờ của bạn
Nhiều người mang tờ sơ yếu lý lịch ra phường với tâm thế đi xin một lời nhận xét tốt. Có người còn lo bị phê một câu bất lợi vì gia đình từng chậm nộp khoản gì đó. Nỗi lo này không có cơ sở, và đây là chỗ bài viết này khác với phần lớn hướng dẫn trên mạng.
Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị các Sở Tư pháp chỉ đạo uỷ ban nhân dân cấp xã không ghi nội dung về việc chấp hành pháp luật, chủ trương, chính sách của Nhà nước, địa phương vào sơ yếu lý lịch của công dân.Công văn 1520/HTQTCT-CT năm 2014, được nhắc lại tại Công văn 873/HTQTCT-CT năm 2017
Nói gọn lại: phường chỉ xác nhận chữ ký đó là của bạn. Nội dung bên trên do bạn khai và bạn tự chịu trách nhiệm. Không ai chấm bạn ở bước này.
Điều đó lật ngược trách nhiệm về phía người khai theo hướng có lợi. Bạn không cần lấy lòng ai ở quầy tiếp dân. Bạn chỉ cần bảo đảm mọi dòng mình viết là đúng, vì chính bạn ký vào dòng cam đoan cuối tờ.
Viết tay hay đánh máy, và dùng mẫu số mấy
Hai câu hỏi này xuất hiện dày trong gợi ý tìm kiếm, nên trả lời thẳng.
Viết tay hay đánh máy. Pháp luật không bắt buộc bên nào. Nhưng thực tế nhiều nơi nhận hồ sơ vẫn thích bản viết tay, nhất là cơ quan nhà nước và trường học. Với họ, nét chữ cũng là một dạng thông tin. Nếu tin tuyển dụng không nói gì, viết tay là lựa chọn an toàn hơn. Viết bằng một màu mực duy nhất, không dùng bút xoá. Sai thì lấy tờ mới, đừng tẩy.
Mẫu số mấy. Có nhiều số hiệu mẫu đang lưu hành, gắn với từng nhóm hồ sơ chuyên ngành khác nhau. Nguyên tắc xử lý đơn giản: nếu nơi nhận nêu rõ số hiệu mẫu thì dùng đúng mẫu đó, không tự thay bằng mẫu khác. Nếu họ không nêu, tờ sơ yếu lý lịch tự thuật trong bộ hồ sơ xin việc bán sẵn tại tiệm photo là đủ dùng cho phần lớn trường hợp.
Một mẹo tiết kiệm thời gian: mua hai bộ hồ sơ. Một bộ viết nháp để tra chính tả và căn dòng, một bộ viết sạch. Chi phí thêm không đáng kể so với việc phải ra phường lần thứ hai.
| Tình huống | Nên làm |
|---|---|
| Nơi nhận không nói gì về mẫu | Dùng tờ trong bộ hồ sơ bán sẵn, viết tay |
| Nơi nhận nêu số hiệu mẫu cụ thể | Tải đúng mẫu đó, không thay bằng mẫu khác |
| Viết sai một dòng | Viết lại tờ mới, không dùng bút xoá |
| Cần nộp nhiều nơi | Khai và chứng thực nhiều bản trong cùng một lượt đi |
| Địa chỉ đã đổi sau sáp nhập | Ghi tên đơn vị hành chính mới, để tên cũ trong ngoặc |
Nếu bạn khai tờ này để tự làm ăn chứ không đi xin việc
Một nhóm người tìm mẫu này không đi xin việc. Họ đang gom giấy tờ để mở một cửa hàng nhỏ, đăng ký ngành nghề có điều kiện, hoặc hoàn thiện hồ sơ pháp lý cho việc bán hàng. Nếu bạn ở nhóm đó, có hai điều đáng nói thêm.
Thứ nhất, tờ tự thuật chỉ là một mảnh trong bộ giấy tờ. Việc đáng dành thời gian hơn là hiểu rõ mình có thuộc diện phải đăng ký hay không, vì câu trả lời phụ thuộc quy mô và ngành nghề. Bài bán hàng online có cần đăng ký kinh doanh không đi vào chi tiết phần đó.
Thứ hai là điểm ít người liên hệ. Kỹ năng bạn vừa dùng để khai tờ giấy này chính là kỹ năng bạn sẽ dùng hàng ngày khi bán hàng. Viết cho người khác đọc và duyệt, chứ không viết cho mình đọc lại. Cụ thể thay vì chung chung. Không để chỗ trống cho người ta phải đoán.
Một dòng nguyên quán mơ hồ khiến hồ sơ quay lại. Một dòng mô tả sản phẩm mơ hồ khiến khách nhắn tin hỏi rồi im luôn. Cùng một cơ chế. Đó là lý do người ta hay khuyên viết cụ thể tới mức người đọc hình dung được. Và khi mô tả khách của mình, người bán giỏi cũng dựng một hồ sơ khách hàng tiềm năng chi tiết y như một bản lý lịch.
Nếu bạn đang tập diễn đạt gọn và rõ hơn, phần nền nằm ở kỹ năng giao tiếp. Nó cải thiện nhanh hơn phần lớn người nghĩ.
Viết rõ là một chuyện. Viết cho đúng người đọc lại là chuyện khác
Khai đúng một tờ giấy thì người duyệt gật đầu. Nhưng khi bạn bán hàng, viết đúng vẫn chưa đủ nếu quảng cáo kéo về sai người. Khoá Tư Duy Ra Đơn dạy đúng phần đó: khách của bạn là ai, họ đang ở nhiệt độ nào, và nói gì để đúng người bước vào. Soi trực tiếp ngành của bạn, kèm 1-1, kết thúc bằng một chiến dịch thật.
Tìm hiểu khoá Tư Duy Ra Đơn →Câu hỏi thường gặp
Sơ yếu lý lịch tự thuật viết tay hay đánh máy thì tốt hơn?
Pháp luật không bắt buộc bên nào. Nếu nơi nhận hồ sơ không yêu cầu cụ thể, bản viết tay thường được ưa hơn, nhất là ở cơ quan nhà nước và trường học. Viết một màu mực, không dùng bút xoá, sai thì thay tờ mới.
Sơ yếu lý lịch tự thuật xác nhận ở đâu?
Tại uỷ ban nhân dân cấp xã, phường hoặc đặc khu, hoặc tại tổ chức hành nghề công chứng. Từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, khi cấp huyện không còn, cấp xã đảm nhận việc này. Căn cứ là Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Nghị định 07/2025/NĐ-CP.
Có bắt buộc về nơi thường trú để chứng thực không?
Không. Chứng thực chữ ký thực hiện được ở nơi thuận tiện với bạn, không phụ thuộc nơi đăng ký thường trú. Mang theo căn cước công dân bản gốc và ký tại chỗ trước mặt người chứng thực.
Cán bộ phường có được phê nhận xét vào sơ yếu lý lịch không?
Không. Theo Công văn 1520/HTQTCT-CT năm 2014 và Công văn 873/HTQTCT-CT năm 2017, cấp xã chỉ chứng thực chữ ký của người khai. Họ không ghi nhận xét về việc chấp hành pháp luật hay chính sách. Người khai tự chịu trách nhiệm về nội dung.
Sơ yếu lý lịch có thời hạn bao lâu?
Pháp luật không quy định thời hạn cho tờ sơ yếu lý lịch đã chứng thực. Tuy nhiên nhiều nơi nhận hồ sơ tự đặt yêu cầu bản chứng thực trong vòng 6 tháng, nên tốt nhất hỏi trước nơi bạn định nộp.
Mục thành phần gia đình không biết ghi gì thì làm sao?
Ghi theo nghề nghiệp chính của gia đình ở thời điểm tương ứng, chẳng hạn nông dân, công nhân, viên chức, tiểu thương. Đừng bỏ trống và cũng đừng bịa. Nếu mẫu bạn đang dùng không có mục này thì không cần tự thêm vào.
Địa chỉ của tôi đã đổi sau sáp nhập xã phường thì ghi thế nào?
Ghi tên đơn vị hành chính mới, tra trên ứng dụng định danh điện tử hoặc hỏi trực tiếp tại phường. Nếu lo nơi nhận hồ sơ chưa quen tên mới, ghi tên mới trước và đặt tên cũ trong ngoặc đơn phía sau.
Kết luận
Tờ sơ yếu lý lịch tự thuật không kiểm tra khả năng viết của bạn. Nó kiểm tra một thứ khác: bạn có chịu khó chép đúng và khai đủ hay không.
Bảy mục hay bị gạch ở trên đều rơi vào chỗ người khai tự nghĩ chữ, thay vì mở giấy tờ ra chép. Sửa được thói quen đó là gần như sửa hết. Còn nỗi lo bị phê nhận xét bất lợi thì bỏ đi được. Phường chỉ chứng thực chữ ký. Phần nội dung là của bạn, trách nhiệm cũng là của bạn.
Việc nên làm ngay hôm nay: lấy căn cước công dân ra để cạnh tờ khai, chép phần định danh trước, rồi mới viết tới phần lý lịch. Trước khi rời nhà, rà lại một lượt xem còn ô nào trắng không. Ô nào trắng thì điền chữ Không vào. Chỉ hai việc đó thôi đã đủ để bạn không phải ra phường lần thứ hai.
Người viết tại duyday.com — chia sẻ về phát triển bản thân, marketing và kinh doanh tử tế. Triết lý: đến để giúp đỡ và cho đi.