Hai tờ giấy đặt cạnh nhau. Cùng khổ A5, cùng dòng chữ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG in đậm ở giữa, cùng cái bảng kẻ tên hàng, số lượng, thành tiền. Một tờ khách mang về, kế toán bên họ nhận. Tờ kia khách cũng mang về, và bị trả lại kèm câu quen thuộc: cái này không dùng được. Chỗ khác nhau không nằm ở bất cứ thứ gì bạn nhìn thấy trên mặt giấy. Bài này chỉ ra đúng chỗ đó. Bạn sẽ có đủ các mục của một tờ hóa đơn chuẩn, và biết file mẫu sắp tải về dùng được tới đâu trong năm 2026.
Cập nhật: Tháng 8, 2026 · Tác giả: Nguyễn Đức Duy
Tóm tắt nhanh, 4 ý chính
- Có ba tờ giấy hay bị gọi chung là hóa đơn, và chúng khác nhau về giá trị pháp lý: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, và phiếu bán hàng tự in.
- File Excel hay Word tải trên mạng cho bạn phần hình thức, không cho bạn giá trị pháp lý. Thứ làm một tờ hóa đơn được tính là mã do cơ quan thuế cấp, và cái mã đó không nằm trong file nào cả.
- Hai con số quyết định bạn thuộc nhóm nào: 500 triệu và 1 tỷ đồng doanh thu một năm. Từ 2026, dưới 500 triệu được miễn thuế nhưng vẫn phải kê khai; từ 1 tỷ trở lên bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
- Không lập hóa đơn khi bán hàng có thể bị phạt 10 tới 20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cá nhân chịu mức bằng một nửa mức của tổ chức.
Nội dung bài viết
- Một tờ hóa đơn bán hàng gồm những mục nào
- Ba tờ giấy hay bị gọi chung là hóa đơn
- Mẫu Excel và Word tải trên mạng dùng được vào việc gì
- Tờ nào là của bạn, nhìn vào hai câu hỏi
- Cách viết một tờ hóa đơn bán hàng, từng dòng
- Sau khi bấm xuất, tờ hóa đơn đi những đâu
- Mốc 2026 đổi gì cho người đang cầm cuốn hóa đơn giấy
- Bốn chỗ hay hớ khi lập hóa đơn
- Câu hỏi thường gặp
- Kết luận
Một tờ hóa đơn bán hàng gồm những mục nào
Trước khi bàn tới chuyện đúng sai, hãy lấy thứ bạn đang cần. Đây là các mục mà Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định phải có trên một tờ hóa đơn. Bạn dựng lại đúng bảng này trong Excel là có một tờ mẫu dùng được cho việc ghi chép. Nó cũng là bảng để đối chiếu khi kiểm một tờ mẫu tải trên mạng xem thiếu gì.
| Mục | Ghi gì vào đó |
|---|---|
| Tên loại hóa đơn | Ghi rõ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, không ghi chung chung là hóa đơn |
| Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn | Hóa đơn bán hàng mang ký hiệu mẫu số 2, hóa đơn giá trị gia tăng mang số 1 |
| Số hóa đơn | Chạy liên tục theo thứ tự trong năm, không nhảy cóc, không trùng |
| Người bán | Tên hộ kinh doanh hoặc công ty, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại |
| Người mua | Tên, địa chỉ, mã số thuế nếu là công ty, số định danh cá nhân nếu là cá nhân |
| Bảng hàng hóa | Tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền từng dòng |
| Tổng tiền | Ghi cả bằng số và bằng chữ, hai chỗ này phải khớp nhau |
| Thời điểm lập | Ngày tháng năm lập, là thời điểm chuyển giao hàng chứ không phải ngày thu tiền |
| Chữ ký | Bản giấy cần chữ ký hai bên. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không bắt buộc chữ ký số |
Ba mục hay bị bỏ trống nhất là mã số thuế người bán, đơn vị tính, và tổng tiền bằng chữ. Cả ba đều là mục bắt buộc. Nếu bạn chưa có mã số thuế hộ kinh doanh hoặc quên mất số của mình, có thể tra cứu mã số thuế hộ kinh doanh trực tuyến trong vài phút.
Ba tờ giấy hay bị gọi chung là hóa đơn
Đây là gốc của mọi nhầm lẫn. Trong đời sống hằng ngày, người ta gọi cả ba thứ dưới đây là hóa đơn. Trong quy định, chúng là ba thứ khác nhau, và chỉ hai trong ba là hóa đơn thật.
| Hóa đơn giá trị gia tăng | Hóa đơn bán hàng | Phiếu bán hàng tự in | |
|---|---|---|---|
| Tên dân gian | Hóa đơn đỏ, hóa đơn VAT | Hóa đơn thường | Hóa đơn bán lẻ, bill |
| Ký hiệu mẫu số | Số 1 | Số 2 | Không có |
| Ai được dùng | Bên nộp thuế theo phương pháp khấu trừ | Bên nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, gồm phần lớn hộ kinh doanh | Ai cũng in được |
| Có dòng thuế giá trị gia tăng riêng | Có | Không | Không |
| Khách là công ty dùng để khấu trừ thuế | Được | Không được | Không được |
| Là chứng từ hợp pháp | Có | Có | Không |
Cột thứ ba chính là cái cuốn giấy mà xưởng in vẫn in cho các shop, loại có tên cửa hàng in sẵn ở đầu trang. Nó rất hữu ích để bạn và khách cùng ghi nhớ đã mua gì, nhưng nó không phải hóa đơn theo quy định. Tôi đã viết riêng một bài về hóa đơn bán lẻ là gì và giá trị tới đâu. Một bài khác bóc chi phí thật của việc đi in cuốn hóa đơn đó. Nếu bạn đang định đặt in, đọc trước hai bài đó rồi hãy quyết.
Điểm đáng chú ý nhất nằm ở dòng áp chót. Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp không được phép xuất hóa đơn giá trị gia tăng. Nghĩa là khi một công ty đặt hàng rồi đòi hóa đơn đỏ để khấu trừ thuế đầu vào, bạn không đưa được, kể cả khi muốn. Thứ bạn xuất được là hóa đơn bán hàng. Bên mua vẫn hạch toán chi phí được, chỉ là không khấu trừ được phần thuế giá trị gia tăng. Nói rõ điều này với khách ngay lúc báo giá, đừng để tới lúc giao hàng mới lòi ra.
Mẫu Excel và Word tải trên mạng dùng được vào việc gì
Gõ cụm từ khóa này lên Google, thứ trả về gần như toàn bộ là các đường tải file Excel, Word, PDF miễn phí. Tải về được thật, và chúng có ích thật. Vấn đề là có ích ở việc gì.
Một file Excel cho bạn bố cục, cho bạn công thức nhân số lượng với đơn giá, cho bạn một tờ in ra sạch sẽ để đưa khách. Đó là giá trị thật và không nhỏ, nhất là khi bạn mới mở bán và cần một thứ gì đó trông chuyên nghiệp hơn tờ giấy xé vội.
Nhưng thứ làm cho một tờ hóa đơn được cơ quan thuế công nhận không phải bố cục. Đó là mã do cơ quan thuế cấp cho từng tờ, sinh ra ngay lúc bạn xuất và gắn với mã số thuế của bạn. Xuất rồi thì không sửa lại được. Cái mã ấy không nằm trong file Excel nào, không tải về được, không tự đánh vào được.
Tờ nào là của bạn, nhìn vào hai câu hỏi
Không cần đọc hết nghị định. Trả lời hai câu là ra.
Câu thứ nhất: bạn nộp thuế theo phương pháp nào? Nếu bạn là hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, gần như chắc chắn bạn thuộc phương pháp trực tiếp, tức là nộp theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Loại hóa đơn của bạn là hóa đơn bán hàng, mẫu số 2. Nếu bạn là công ty kê khai theo phương pháp khấu trừ, loại của bạn là hóa đơn giá trị gia tăng, mẫu số 1.
Câu thứ hai: doanh thu một năm của bạn là bao nhiêu? Con số này quyết định bạn phải xuất hóa đơn theo cách nào.
- Từ 500 triệu đồng trở xuống: từ năm 2026, ngưỡng miễn thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân được nâng lên mức này. Mức cũ là 200 triệu. Được miễn thuế không có nghĩa là được miễn kê khai. Bạn vẫn phải khai doanh thu mỗi năm một lần để cơ quan thuế xác nhận diện miễn.
- Trên 500 triệu tới dưới 1 tỷ đồng: nộp thuế theo doanh thu thực tế. Được khuyến khích dùng hóa đơn điện tử nếu đủ điều kiện, nhưng chưa bắt buộc loại khởi tạo từ máy tính tiền.
- Từ 1 tỷ đồng trở lên: bắt buộc dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Quy định áp dụng từ 01/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhắm vào nhóm bán trực tiếp cho người tiêu dùng: bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ giải trí.
Nếu bạn còn chưa đăng ký kinh doanh và đang bán trên mạng, hai câu hỏi trên chưa chạm tới bạn ngay, nhưng sẽ chạm sớm. Bài bán hàng online có cần đăng ký kinh doanh không và bài thủ tục đăng ký hộ kinh doanh đi vào phần đó.
Cách viết một tờ hóa đơn bán hàng, từng dòng
Phần này áp cho cả bản giấy lẫn bản điện tử, vì các mục là như nhau, chỉ khác chỗ bạn gõ vào đâu.
Bán cho khách lẻ không lấy thông tin
Rất nhiều người bán lúng túng ở đây và chọn cách không xuất luôn. Cách đúng: vẫn lập hóa đơn, phần tên và địa chỉ người mua ghi là khách lẻ không lấy hóa đơn, các mục còn lại điền bình thường. Không có ngưỡng giá trị nào cho phép bỏ qua việc lập hóa đơn khi bán hàng, kể cả đơn vài chục nghìn.
Có chiết khấu cho khách
Ghi đơn giá gốc và số lượng như bình thường. Thêm một dòng riêng ghi rõ số tiền chiết khấu, rồi mới ra tổng tiền phải thanh toán. Đừng tự trừ sẵn rồi ghi vào ô đơn giá một con số đã giảm, vì đối chiếu với bảng giá niêm yết sẽ lệch.
Hàng bán bị trả lại
Không xé bỏ, không sửa tờ cũ. Hai bên lập biên bản ghi rõ lý do trả hàng. Sau đó bên bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, ghi rõ nó thay cho hóa đơn số nào ngày nào. Tờ cũ vẫn nằm trong sổ, chỉ là đã có tờ mới nói lại chuyện gì đã xảy ra.
Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
Đây là mẫu dùng khi hàng rời kho và chuyển cho bên mua trong cùng một lần, thường gặp ở bán buôn và giao hàng theo xe. Ngoài các mục của hóa đơn, mẫu này có thêm phần ghi kho xuất, người vận chuyển, phương tiện và biển số. Nếu bạn chỉ bán lẻ tại quầy thì không cần tới nó.
Sau khi bấm xuất, tờ hóa đơn đi những đâu
Nhiều chủ shop hình dung hóa đơn điện tử giống hệt hóa đơn giấy, chỉ khác là gõ trên máy. Hình dung đó bỏ sót phần quan trọng nhất, và cũng chính là phần trả lời câu hỏi vì sao file Excel không thay thế được nó.
Chuỗi này chạy trong vài giây và không cần bạn làm gì thêm. Đổi lại, doanh thu của bạn được ghi nhận theo thời gian thực. Đó là lý do mốc 2026 dưới đây quan trọng hơn vẻ ngoài của nó.
Về mặt thiết bị, máy tính tiền ở đây không nhất thiết là một cỗ máy đắt tiền. Một chiếc điện thoại hoặc máy tính bảng cài phần mềm bán hàng có chức năng hóa đơn điện tử là đủ chạy. Tôi đã bóc chi phí thật của loại phần mềm này trong bài về phần mềm KiotViet và số tiền phải trả mỗi tháng. Con số ở đó giúp bạn hình dung khoản phải bỏ ra.
Mốc 2026 đổi gì cho người đang cầm cuốn hóa đơn giấy
Từ ngày 01/01/2026, thuế khoán với hộ kinh doanh chính thức chấm dứt. Trước đây bạn nộp một mức cố định hằng tháng do cơ quan thuế ấn định, không phụ thuộc tháng đó bán được nhiều hay ít. Từ 2026, bạn tự kê khai và nộp theo doanh thu thực tế.
Hộ kinh doanh áp dụng phương pháp tự khai, tự nộp từ ngày 01/01/2026, thay cho phương pháp khoán đã áp dụng nhiều năm.Nội dung chuyển đổi phương pháp tính thuế với hộ kinh doanh, có hiệu lực từ 01/01/2026
Thay đổi này kéo theo một hệ quả mà nhiều người bán chưa nối lại với nhau. Khi số thuế phải nộp tính trên doanh thu thực tế, thì doanh thu thực tế phải chứng minh được. Thứ chứng minh nó chính là các tờ hóa đơn đã xuất. Cuốn giấy viết tay không nối với dữ liệu nào, nên nó không làm được việc chứng minh đó.
Với người bán nhỏ, việc cần làm trong năm nay xếp theo thứ tự như sau:
- Xác định doanh thu năm của mình rơi vào nhóm nào trong ba nhóm ở phần trên. Đây là việc đầu tiên và cũng là việc quyết định các bước sau.
- Nếu thuộc nhóm bắt buộc, chọn một phần mềm bán hàng có chức năng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế rồi mới bắt đầu xuất.
- Nếu chưa thuộc nhóm bắt buộc, vẫn nên tập ghi từng lần bán ngay từ bây giờ, dù chỉ ghi trên một file. Tới lúc bị bắt buộc, bạn đã có thói quen và có số liệu cũ để đối chiếu.
- Giữ lại hóa đơn đầu vào khi nhập hàng. Đây là phần rất hay bị bỏ qua, và nó là thứ chứng minh chi phí của bạn.
Nếu bạn đang cân nhắc mức thuế phải nộp sau khi bỏ khoán, bài giảm thuế cho hộ kinh doanh năm 2026 đi vào phần con số cụ thể.
Bốn chỗ hay hớ khi lập hóa đơn
Bốn lỗi dưới đây gặp nhiều nhất ở người bán nhỏ, và cả bốn đều tránh được mà không tốn đồng nào.
- Không lập hóa đơn vì đơn hàng quá nhỏ. Đây là lỗi đắt nhất trong bốn lỗi. Mức phạt cho hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng là 10 tới 20 triệu đồng với tổ chức theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cá nhân chịu mức bằng một nửa.
- Số hóa đơn nhảy cóc hoặc trùng. Số phải chạy liên tục theo thứ tự. Viết hỏng một tờ thì gạch chéo và lưu lại cả ba liên, không xé bỏ, vì tờ bị mất số sẽ phải giải trình.
- Ghi ngày theo ngày thu tiền. Ngày trên hóa đơn là ngày giao hàng. Ghi sai ngày đẩy doanh thu sang kỳ khác và làm lệch số kê khai.
- Tổng tiền bằng số và bằng chữ không khớp. Nghe rất vặt nhưng đây là chỗ bên mua soi đầu tiên, và một tờ lệch hai con số này thường bị trả lại ngay.
Nếu bạn bán cho khách là công ty và giá trị đơn hàng lớn, nên có thêm một văn bản đứng phía trước tờ hóa đơn. Bài hợp đồng mua bán hàng hóa nói về phần đó, gồm cả các điều khoản hay bị bỏ trống.
Giấy tờ đúng rồi, còn khách thì lấy từ đâu
Hóa đơn là việc xảy ra sau khi đã có người mua. Phần khó hơn nằm ở trước đó: làm sao để đúng người tìm thấy bạn và chịu bước vào. Khoá Tư Duy Ra Đơn dạy đúng phần này, dành cho chủ shop tự chạy quảng cáo. Bạn học cách nhận ra khách của mình là ai, họ đang ở nhiệt độ nào, nói gì để họ dừng lại. Soi trực tiếp ngành của bạn, kèm 1-1, kết thúc bằng một chiến dịch thật trên chính shop bạn.
Tìm hiểu khoá Tư Duy Ra Đơn →Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn bán hàng có phải hóa đơn đỏ không?
Không. Hóa đơn đỏ là cách gọi dân gian của hóa đơn giá trị gia tăng, mang ký hiệu mẫu số 1, dành cho bên nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn bán hàng mang ký hiệu mẫu số 2, dành cho bên nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. Cả hai đều là chứng từ hợp pháp, chỉ khác nhau ở chỗ bên mua có khấu trừ được thuế giá trị gia tăng hay không.
Hóa đơn bán hàng có phải kê khai thuế không?
Có. Hóa đơn bán hàng bạn xuất ra là căn cứ xác định doanh thu, và doanh thu là cơ sở tính thuế. Bên mua nhận hóa đơn bán hàng thì hạch toán vào chi phí được. Nhưng không kê vào phần thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, vì loại này không tách riêng dòng thuế đó.
Hộ kinh doanh doanh thu dưới 500 triệu có phải xuất hóa đơn không?
Vẫn phải lập hóa đơn khi bán hàng. Ngưỡng 500 triệu đồng một năm là ngưỡng miễn thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân từ năm 2026, không phải ngưỡng miễn nghĩa vụ về hóa đơn. Ngoài ra hộ dưới ngưỡng vẫn phải kê khai doanh thu mỗi năm một lần để cơ quan thuế xác nhận thuộc diện miễn.
Mẫu hóa đơn bán hàng khổ A5 và A4 khác nhau chỗ nào?
Chỉ khác kích thước giấy và số dòng hàng ghi được. A5 gọn, phù hợp bán lẻ ít mặt hàng, cầm một tay được. A4 chứa nhiều dòng hơn, hợp với bán buôn hoặc đơn nhiều mặt hàng. Quy định không ràng buộc khổ giấy, chỉ ràng buộc các mục bắt buộc phải có.
Mẫu hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho dùng khi nào?
Dùng khi hàng rời kho và chuyển giao cho bên mua trong cùng một lần, thường gặp ở bán buôn có xe giao hàng. So với mẫu thường, nó có thêm phần ghi kho xuất hàng, tên người vận chuyển, phương tiện và biển số. Bán lẻ tại quầy không cần dùng mẫu này.
Xuất hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có chữ ký số không?
Với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì không bắt buộc, đây là điểm được nới để phù hợp với đặc thù bán lẻ nhanh tại quầy. Các loại hóa đơn điện tử khác vẫn theo quy định riêng của từng loại.
Kết luận
Quay lại hai tờ giấy ở đầu bài. Tờ được tính và tờ bị trả lại giống nhau ở mọi thứ nhìn thấy được. Chúng khác nhau ở đúng một thứ không nhìn thấy: một tờ có mã do cơ quan thuế cấp, tờ kia không.
Nên câu hỏi đáng hỏi không phải tải mẫu ở đâu. Câu đáng hỏi là bạn thuộc nhóm nào trong ba nhóm doanh thu, và loại hóa đơn của bạn là mẫu số mấy. Trả lời xong hai câu đó, việc tìm mẫu trở thành chuyện nhỏ nhất trong ngày.
Việc nên làm ngay hôm nay: lấy sổ bán hàng của bạn ra, cộng doanh thu mười hai tháng gần nhất. Con số vừa ra sẽ nói cho bạn biết năm 2026 bạn cần chuẩn bị gì, và bạn còn bao nhiêu thời gian để chuẩn bị.
Người viết tại duyday.com — chia sẻ về phát triển bản thân, marketing và kinh doanh tử tế. Triết lý: đến để giúp đỡ và cho đi.