Sáng ngày 26/6/1974, ở một siêu thị Marsh tại thị trấn Troy, bang Ohio, nước Mỹ, cô thu ngân Sharon Buchanan đưa một gói kẹo cao su Wrigley’s qua máy quét. Máy kêu một tiếng, màn hình hiện giá 67 xu. Đó là lần đầu tiên một mã vạch được quét để tính tiền ở cửa hàng bán lẻ. Hơn năm mươi năm sau, dãy vạch đen trắng ấy nằm trên gần như mọi món bạn cầm lên ở siêu thị. Nếu bạn đang bán hàng, sớm muộn cũng tới ngày bạn phải hỏi: hàng của mình có cần barcode không, lấy ở đâu, tự làm được không. Câu trả lời ngắn là shop nhỏ thường cần ít hơn mình tưởng. Còn cái sai đắt nhất lại nằm đúng ở chỗ tưởng là tiết kiệm nhất.
Cập nhật: Tháng 10, 2026 · Tác giả: Nguyễn Đức Duy
Đọc nhanh trong 30 giây
- Cái sai đắt nhất: lên trang tạo barcode miễn phí, gõ một dãy số bắt đầu bằng 893 rồi in dán lên hàng. Máy quét vẫn đọc ngon, nhưng dãy số đó không phải của bạn.
- Hai loại mã, hai việc khác nhau. Mã nội bộ lo chuyện trong nhà: kho, đóng gói, tính tiền. Mã GS1 lo chuyện ngoài nhà: siêu thị, nhà phân phối, xuất khẩu.
- Chỉ đăng ký mã GS1 khi có người đòi. Siêu thị, chuỗi cửa hàng, đại lý có máy quét là những nơi sẽ đòi. Bán qua Facebook, Zalo hay phần lớn ngành hàng trên sàn thì chưa cần.
- Hàng nhập về đã có mã của hãng thì dùng luôn mã đó. Đừng dán mã của mình đè lên.
Nội dung bài viết
- Barcode sản phẩm là gì: đọc một dãy 13 số
- Cái sai đắt nhất: tự bịa mã 893 cho tiết kiệm
- Thật ra có hai loại mã, và bạn có thể chỉ cần loại miễn phí
- Khi nào shop nhỏ thật sự cần mã GS1
- Đăng ký mã vạch ở đâu, hết bao nhiêu tiền
- Tự tạo mã nội bộ và dùng máy quét thế nào
- Check barcode sản phẩm: quét ra được gì, không ra được gì
- Mặt trái ít ai nói
- Câu hỏi thường gặp
- Kết luận
Barcode sản phẩm là gì: đọc một dãy 13 số
Hãy bỏ qua các vạch đen trắng một lát. Thứ quan trọng là dãy số in ngay bên dưới. Vạch chỉ là cách viết dãy số đó sao cho máy quét đọc được trong nửa giây, thay vì để người thu ngân gõ tay từng chữ số.
Loại bạn gặp nhiều nhất trên hàng bán lẻ ở Việt Nam là mã 13 số, gọi là EAN-13. Mười ba con số đó chia làm bốn phần, mỗi phần một việc.
Ba số đầu 893 là tiền tố của GS1 Việt Nam, tổ chức được giao cấp mã vạch ở nước ta. Nhiều người tin đầu 893 nghĩa là hàng làm ở Việt Nam. Không phải vậy. Chính GS1 nói rõ tiền tố chỉ cho biết mã được cấp ở đâu, không cho biết hàng được sản xuất ở đâu.
Bảy số tiếp theo trong ví dụ là mã doanh nghiệp. Đây là phần GS1 cấp riêng cho bạn, và là phần bạn trả phí. Mã doanh nghiệp càng ngắn thì càng còn nhiều chỗ cho mã sản phẩm phía sau.
Hai số kế là mã sản phẩm do bạn tự đánh. Với loại mã này, bạn có từ 00 đến 99, tức 100 sản phẩm. Mỗi màu, mỗi cỡ, mỗi quy cách đóng gói khác nhau tính là một sản phẩm riêng.
Số cuối là số kiểm tra, tính bằng công thức từ 12 số trước. Máy quét dùng nó để tự phát hiện mình đọc sai. Chính con số này làm nhiều người tưởng mình đã có mã “chuẩn”, và đó là chỗ cái sai bắt đầu.
Cái sai đắt nhất: tự bịa mã 893 cho tiết kiệm
Giả sử bạn làm mứt gừng đóng hũ, bán online được vài tháng. Một cửa hàng đặc sản nhắn: muốn lấy hàng về bán, nhưng hũ phải có mã vạch để quét lúc tính tiền. Bạn gõ “tạo barcode” lên Google, ra cả chục trang làm miễn phí. Bạn gõ đại một dãy số bắt đầu bằng 893, trang tự tính số kiểm tra, xuất ra hình vạch sắc nét. In tem, dán hũ, thử bằng điện thoại thấy quét ra đúng dãy số. Mất mười phút, không tốn đồng nào.
Nghe rất hợp lý. Nhưng có ba chuyện sẽ đến sau đó.
Một: dãy số đó có thể đang là của người khác
Trang tạo mã chỉ biết vẽ vạch cho đúng chuẩn. Nó không biết, và không quan tâm, dãy số bạn gõ đã được cấp cho ai. Nếu bảy số giữa trùng mã của một công ty thật, hũ mứt gừng của bạn sẽ mang danh tính sản phẩm của họ. Cửa hàng nhập dãy số vào phần mềm, có khi hiện ra tên một gói bột giặt.
Hai: người kỹ tính tra ra là lộ
Cửa hàng làm ăn bài bản, nhà phân phối hay chuỗi siêu thị đều có thói quen tra mã trên hệ thống của GS1. Tra ra mã không thuộc về bạn, hoặc thuộc về một doanh nghiệp không liên quan, thì cuộc hợp tác dừng ở đó. Họ không cần nghe giải thích. Với họ, mã sai là dấu hiệu của hàng không rõ nguồn gốc.
Ba: đây là hành vi bị phạt
Theo Điều 32 Nghị định 119/2017/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 126/2021/NĐ-CP, việc dùng mã số mã vạch có đầu 893 khi chưa được cấp quyền sử dụng có thể bị phạt từ 6 đến 10 triệu đồng. Trong khi đó, đăng ký đàng hoàng cho một shop nhỏ chỉ tốn 1 triệu đồng phí cấp và 500.000 đồng mỗi năm. Khoản “tiết kiệm” mười phút kia là khoản lỗ chắc chắn nhất trong cả bài này.
Cái sai này phổ biến vì hai thứ bị nhập làm một: mã để máy đọc và mã để người ngoài tin. Tách được hai thứ đó ra, bạn sẽ thấy phần lớn nhu cầu của shop nhỏ không tốn đồng nào.
Thật ra có hai loại mã, và bạn có thể chỉ cần loại miễn phí
| Mã nội bộ (mã SKU) | Mã GS1 (đầu 893) | |
|---|---|---|
| Ai đặt | Bạn tự đặt | GS1 Việt Nam cấp mã doanh nghiệp, bạn đánh mã sản phẩm |
| Chi phí | 0 đồng, chỉ tốn tem và máy in | 1 triệu đồng phí cấp, từ 500.000 đồng mỗi năm phí duy trì |
| Dùng ở đâu | Trong kho, lúc đóng gói, tại quầy của chính bạn | Ở bất kỳ đâu có máy quét: siêu thị, đại lý, kho của nhà phân phối |
| Ai hiểu được mã | Chỉ phần mềm của bạn | Mọi hệ thống bán lẻ dùng chuẩn GS1 |
| Dạng mã hay dùng | Chữ và số, ví dụ AT01-DO-M | 13 số, ví dụ 893… |
Mã nội bộ giải quyết chuyện trong nhà. Bạn có 60 mẫu áo, mỗi mẫu 3 màu 4 cỡ, tức hơn 700 món nhìn na ná nhau trên kệ. Nhặt nhầm một chiếc cỡ M thay cỡ L là một đơn đổi trả, mất phí ship hai chiều và một khách bực mình. Dán mã nội bộ lên từng món, quét trước khi gói, máy sẽ báo ngay nếu nhặt sai.
Cách đặt mã nội bộ cũng không cần cầu kỳ. Ông Phạm Thành Long, khi dạy chốt đơn qua livestream, khuyên lập một bảng mã hàng gồm mã, tên, thuộc tính như màu và cỡ, giá vốn, giá bán. Ông nhấn một điều: mã đã đặt thì giữ mãi, không đem dùng lại cho món khác. Một món bán từ năm ngoái mà năm nay mã đó lại chỉ món mới, báo cáo bán hàng của bạn sẽ rối tới mức không đọc được nữa.
Gợi ý một kiểu đặt dễ nhớ: chữ cái nhóm hàng, số thứ tự mẫu, màu, cỡ. Ví dụ AT01-DO-M là áo thun mẫu số 1, màu đỏ, cỡ M. Nhìn mã là đoán ra món, không cần tra.
Khi nào shop nhỏ thật sự cần mã GS1
Đơn giản nhất: khi có một bên thứ ba đòi. Mã GS1 sinh ra để hàng của bạn đi qua máy quét của người khác. Nếu chưa có ai cần quét hàng của bạn, mã GS1 chưa làm được gì cho bạn.
Những tình huống thường phải có:
- Đưa hàng vào siêu thị, chuỗi cửa hàng tiện lợi, nhà thuốc có hệ thống. Gần như chắc chắn bị đòi, vì quầy thu ngân của họ chỉ chạy bằng máy quét.
- Bán sỉ cho nhà phân phối hoặc đại lý lớn. Kho của họ nhập xuất bằng mã, hàng không mã là hàng khó quản.
- Xuất khẩu hoặc bán qua sàn nước ngoài. Nhiều nơi yêu cầu mã GTIN hợp lệ ngay từ lúc đăng sản phẩm.
- Bạn tự sản xuất, có nhãn mác riêng và đang in bao bì số lượng lớn. Đăng ký trước khi in để khỏi in lại cả lô bao bì.
Những tình huống chưa cần:
- Bán qua Facebook, Zalo, website riêng. Khách mua qua tin nhắn không quét mã của bạn.
- Bán trên sàn với phần lớn ngành hàng. Ô GTIN khi đăng sản phẩm thường không bắt buộc. Trước khi chi tiền, hãy xem đúng ngành hàng của mình trong kênh người bán Shopee hoặc sàn bạn đang bán.
- Bán hàng nhập về đã có mã vạch của hãng. Món đó đã có danh tính rồi. Dùng luôn mã của hãng trong phần mềm, đừng dán mã khác đè lên, vì làm vậy là che mất danh tính thật của sản phẩm.
Đăng ký mã vạch ở đâu, hết bao nhiêu tiền
Nơi cấp là GS1 Việt Nam, trực thuộc cơ quan quản lý tiêu chuẩn đo lường chất lượng của Bộ Khoa học và Công nghệ. Bạn có thể nộp trực tuyến qua cổng vnpc.gs1.org.vn hoặc nộp giấy.
Ai đăng ký được
Doanh nghiệp và cả hộ kinh doanh cá thể. Hộ kinh doanh nộp bản sao giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh thay cho giấy đăng ký doanh nghiệp. Nghĩa là trước mã vạch còn một bước: bạn phải có đăng ký kinh doanh. Nếu chưa có, bài đăng ký hộ kinh doanh online đi từng bước cho bạn.
Hồ sơ gồm gì
- Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo mẫu.
- Bảng kê danh mục sản phẩm sẽ gắn mã.
- Bản sao giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy đăng ký hộ kinh doanh.
- Giấy uỷ quyền, nếu nhờ người khác nộp thay.
Phí bao nhiêu
Theo Thông tư 232/2016/TT-BTC, phí cấp mã doanh nghiệp là 1.000.000 đồng. Sau đó mỗi năm đóng phí duy trì, tuỳ bạn cần bao nhiêu mã sản phẩm:
| Loại mã doanh nghiệp | Số sản phẩm gắn được | Phí duy trì mỗi năm |
|---|---|---|
| 10 số | 100 | 500.000 đồng |
| 9 số | 1.000 | 800.000 đồng |
| 8 số | 10.000 | 1.500.000 đồng |
| 7 số | 100.000 | 2.000.000 đồng |
Hạn đóng phí duy trì là ngày 30/6 hằng năm. Năm đầu, nếu được cấp sau ngày 30/6 thì chỉ nộp một nửa phí duy trì. Shop nhỏ dưới 100 sản phẩm chọn loại 10 số là đủ. Đừng chọn mã dài hơi “cho chắc”, vì mỗi năm bạn trả tiền cho những chỗ trống chưa dùng tới.
Mức phí trên là theo văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm viết. Trước khi nộp, hãy xem lại thông báo mới nhất trên cổng GS1 Việt Nam.
Tự tạo mã nội bộ và dùng máy quét thế nào
Đây là phần làm ngay được, không cần hỏi ai.
Bước 1: lập bảng mã trong phần mềm bán hàng
Hầu hết phần mềm bán hàng đều có ô mã hàng và chức năng in tem mã vạch. Nếu đang dùng KiotViet hay Sapo, bạn khai mã cho từng món rồi chọn in tem là xong. Chưa muốn trả phí phần mềm thì xem trước bài phần mềm quản lý bán hàng miễn phí để chọn một công cụ vừa túi tiền.
Bước 2: in tem và dán
Tem decal khổ nhỏ in bằng máy in nhiệt là đủ dùng. Dán ở chỗ phẳng, không bị nếp gấp của túi làm méo vạch. Vạch méo là máy quét đọc chậm hoặc đọc không ra.
Bước 3: dùng máy quét
Máy quét mã vạch loại phổ thông hoạt động như một bàn phím: quét vào đâu, nó gõ dãy số vào đó. Cắm vào máy tính là dùng được với phần mềm bán hàng, không cần cài đặt gì phức tạp. Lợi ích lớn nhất không nằm ở quầy tính tiền mà ở kho. Nếu kho của bạn đã vượt sức nhớ của một người, bài phần mềm quản lý kho sẽ giúp bạn chọn bước tiếp theo.
Check barcode sản phẩm: quét ra được gì, không ra được gì
Nhiều người gõ “check barcode sản phẩm online” vì muốn biết món hàng mình mua là thật hay giả. Cần nói thẳng: quét mã vạch không chứng minh được hàng thật.
Ứng dụng quét chỉ đọc ra dãy số. Người làm hàng giả hoàn toàn có thể in lại nguyên dãy số của hàng thật lên bao bì của họ. Thứ duy nhất việc tra mã cho bạn biết là dãy số đó đã được cấp cho doanh nghiệp nào, nếu nó có trong cơ sở dữ liệu của GS1.
Với người bán, chiều ngược lại mới đáng quan tâm. Khi bạn nhập hàng từ một nguồn mới, tra mã vạch trên bao bì là cách kiểm tra rẻ nhất. Mã tra ra tên một doanh nghiệp không liên quan, hoặc không tra ra gì, là lúc nên hỏi lại nhà cung cấp trước khi nhập số lượng lớn.
Mặt trái ít ai nói
Mã vạch không làm bạn bán thêm đơn nào trên mạng. Không khách nào lướt Facebook mà dừng lại vì hũ mứt có mã 893. Nếu bạn đăng ký mã GS1 vì nghĩ hàng “trông chuyên nghiệp hơn” trong khi chưa có siêu thị hay đại lý nào hỏi, đó là 1,5 triệu đồng năm đầu nằm im.
Phí duy trì là khoản phải nhớ mãi. Quên đóng, giấy chứng nhận hết hiệu lực mà vẫn dùng mã thì có thể bị phạt từ 2 đến 5 triệu đồng. Ghi hạn 30/6 vào lịch ngay ngày được cấp mã.
Mã nội bộ chỉ có ích khi bạn chịu quét. Dán tem lên hết hàng rồi vẫn nhặt bằng mắt cho nhanh thì tem chỉ là đồ trang trí. Kỷ luật quét trước khi gói mới là thứ làm giảm đơn sai.
Và thứ cuối cùng, thẳng thắn nhất: mã vạch giải quyết chuyện quản lý hàng hoá, không giải quyết chuyện có ai mua. Một kho được dán mã gọn gàng mà mỗi ngày chỉ đi vài đơn thì vấn đề nằm ở chỗ khác.
Kho đã gọn, còn khách thì sao?
Mã vạch giúp bạn khỏi nhặt nhầm hàng. Nhưng để có nhiều đơn mà nhặt, người đúng phải tìm tới shop trước đã. Khoá Tư Duy Ra Đơn dạy chủ shop tự chạy quảng cáo bằng cách hiểu khách của mình là ai và nói điều họ cần nghe. Có kèm 1-1, soi đúng ngành của bạn, và kết thúc bằng một chiến dịch thật trên chính shop bạn.
Tìm hiểu khoá Tư Duy Ra Đơn →Câu hỏi thường gặp
Barcode sản phẩm là gì?
Barcode sản phẩm, hay mã vạch, là một dãy số được in thành các vạch đen trắng để máy quét đọc nhanh thay cho mắt người. Loại phổ biến trên hàng bán lẻ ở Việt Nam là mã 13 số bắt đầu bằng 893, do tổ chức GS1 Việt Nam cấp.
Mã vạch 893 có phải hàng sản xuất tại Việt Nam không?
Không hẳn. Tiền tố 893 chỉ cho biết doanh nghiệp đăng ký mã với GS1 Việt Nam. Theo chính GS1, tiền tố không xác định nước xuất xứ của sản phẩm. Một công ty Việt có thể đặt sản xuất ở nước ngoài mà vẫn dùng mã 893.
Tự tạo barcode sản phẩm có được không?
Được, nếu đó là mã nội bộ dùng trong kho và tại quầy của bạn, chẳng hạn mã SKU in bằng phần mềm bán hàng. Không được tự đặt một dãy số bắt đầu bằng 893 rồi in lên bao bì như mã chính thức, vì dãy đó chưa được cấp cho bạn và có thể trùng mã của doanh nghiệp khác.
Bán hàng trên Shopee có cần mã vạch không?
Với phần lớn ngành hàng, ô mã GTIN khi đăng sản phẩm không bắt buộc, bạn bán bình thường mà không cần mã GS1. Một số ngành hàng hoặc gian hàng chính hãng có thể có yêu cầu riêng, nên hãy xem đúng ngành hàng của mình trong Kênh Người Bán trước khi bỏ tiền đăng ký.
Hộ kinh doanh có đăng ký mã vạch được không?
Được. Hồ sơ dùng bản sao giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh thay cho giấy đăng ký doanh nghiệp, cùng bản đăng ký và bảng kê danh mục sản phẩm. Có thể nộp trực tuyến qua cổng của GS1 Việt Nam.
Quét barcode có biết hàng thật hay hàng giả không?
Không. Ứng dụng quét chỉ đọc ra dãy số, và hàng giả hoàn toàn có thể in lại dãy số của hàng thật. Quét mã chỉ giúp bạn biết dãy số đó đã được cấp cho doanh nghiệp nào, không chứng minh món hàng trong tay là thật.
Kết luận
Barcode sản phẩm có hai nghĩa mà người mới hay nhập làm một. Mã để máy của bạn đọc thì tự làm được, miễn phí, và nên làm sớm nếu kho đã đông hàng. Mã để máy của người khác đọc thì phải được GS1 cấp, và chỉ nên đăng ký khi có siêu thị, đại lý hay nhà phân phối thật sự đòi.
Ở giữa hai thứ đó là cái bẫy mười phút: tự bịa một dãy 893 rồi in lên bao bì. Nó rẻ lúc đầu, đắt lúc bị tra ra, và có thể đắt hơn nữa khi bị phạt.
Việc làm được ngay hôm nay: mở phần mềm bán hàng, đặt mã nội bộ cho 10 món bán chạy nhất, in tem và tập quét trước khi gói trong một tuần. Còn chuyện mã GS1, cứ để dành tới ngày có người hỏi. Nếu bạn đang bán qua dịch vụ giao hàng thu tiền hộ, bài đối soát GHTK là mảnh ghép tiếp theo để quản lý dòng tiền của những đơn đã gói đúng.
Người viết tại duyday.com — chia sẻ về phát triển bản thân, marketing và kinh doanh tử tế. Triết lý: đến để giúp đỡ và cho đi.