Tuần đầu dùng KiotViet, có một việc rất dễ làm: đọc luôn tên đăng nhập và mật khẩu của mình cho người đứng quầy. Ba giây là xong, khỏi phải vào thiết lập, khỏi phải nghĩ ai được xem gì. Vài tháng sau, khi cần biết ca chiều hôm qua ai huỷ hoá đơn, hoặc khi nhân viên cũ nghỉ việc mà mật khẩu vẫn nằm trong đầu họ, cái tiện của ba giây ấy mới hiện ra giá của nó. Bài này nói về trang quản lý của KiotViet: vào bằng đường nào, khác màn hình bán hàng ở chỗ nào, và chia tài khoản thế nào để nhân viên bán được hàng mà không nhìn thấy giá vốn của bạn.
Cập nhật: Tháng 8, 2026 · Tác giả: Nguyễn Đức Duy
Tóm tắt nhanh, 4 ý chính
- Trang quản lý và màn hình bán hàng là hai chỗ khác nhau. Một chỗ để bạn xem số và chỉnh hàng, một chỗ để nhân viên bấm bán. Nhiều người gõ tìm mãi vì đang mở nhầm cửa.
- Lối đi tắt dễ chọn trong tuần đầu là đưa luôn tài khoản chủ cho nhân viên. Tiện thật, và nó xoá sạch bốn thứ: giá vốn kín, dấu vết thao tác, quyền khoá người nghỉ việc, báo cáo theo từng người bán.
- Phần mềm dựng sẵn ba vai, cộng thêm vai bạn tự đặt. Chọn vai bằng một câu hỏi duy nhất: người này có cần biết bạn lãi bao nhiêu trên mỗi món không.
- Việc tách tài khoản mất chừng mười lăm phút và làm được ngay hôm nay, không phải nâng cấp gói, không phải gọi ai hỗ trợ.
Nội dung bài viết
- Trang quản lý và màn hình bán hàng, hai cửa khác nhau
- Vào trang quản lý bằng địa chỉ nào
- Lối đi tắt của tuần đầu, và cái giá của nó
- Ba vai dựng sẵn, vai nào cho ai
- Tách tài khoản trong mười lăm phút
- Bốn thiết lập nên bật ngay sau khi tách
- Quán ăn, nhà hàng, salon khác chỗ nào
- Ba việc trang quản lý không làm thay bạn
- Câu hỏi thường gặp
- Kết luận
Trang quản lý và màn hình bán hàng, hai cửa khác nhau
Chuyện hay gây rối nhất khi mới dùng KiotViet là tưởng phần mềm chỉ có một màn hình. Thực ra có hai, và chúng phục vụ hai người khác nhau.
Màn hình bán hàng là chỗ nhân viên đứng quầy làm việc cả ngày: quét mã, chọn món, thu tiền, in hoá đơn. Nó được thiết kế để bấm nhanh, ít lựa chọn, khó bấm nhầm. Nếu bạn đang muốn hiểu kỹ chỗ này thì mình đã tách riêng một bài về màn hình bán hàng của KiotViet.
Trang quản lý là chỗ của bạn, người chủ. Ở đây mới có hàng hoá và giá vốn, nhập hàng và nhà cung cấp, tồn kho, khách hàng, công nợ, khuyến mại, báo cáo, và quan trọng nhất trong bài này: mục cấp tài khoản cho nhân viên. Màn hình Tổng quan mà bạn nhìn mỗi sáng cũng nằm trong trang quản lý này.
Hiểu đơn giản: màn hình bán hàng trả lời câu “bán món này bao nhiêu tiền”, trang quản lý trả lời câu “bán xong thì còn lại bao nhiêu”. Hai câu đó không nên nằm trên cùng một màn hình cho cùng một người xem, và đó chính là lý do bài này tồn tại.
Vào trang quản lý bằng địa chỉ nào
Rất nhiều người gõ tìm cụm “kiotviet vn quản lý” vì một lý do đơn giản: họ vào trang chủ kiotviet.vn, thấy giới thiệu sản phẩm và bảng giá, nhưng không thấy cửa hàng của mình đâu. Trang chủ là nơi bán phần mềm, không phải nơi mở cửa hàng của bạn.
Khi bạn đăng ký, hệ thống cấp cho gian hàng một địa chỉ riêng, dạng tên-gian-hàng.kiotviet.vn. Nếu bạn đặt tên gian hàng là minhanhshop thì địa chỉ đăng nhập của bạn là minhanhshop.kiotviet.vn. Đó là cửa vào trang quản lý, và mỗi cửa hàng một địa chỉ riêng.
Trên điện thoại, KiotViet tách thành nhiều ứng dụng có tên gần giống nhau, và đây là chỗ hay tải nhầm. Ứng dụng dành cho người quản lý cho bạn xem báo cáo, hàng hoá, tồn kho. Ứng dụng dành cho nhân viên bán hàng chỉ mở màn hình bán. Tải nhầm rồi đăng nhập không được, nhiều người tưởng sai mật khẩu, trong khi thật ra là đang gõ đúng chìa mà cắm nhầm ổ.
Một chi tiết nữa: cùng một tên đăng nhập, nhưng người có vai nhân viên thu ngân đăng nhập vào trang quản lý sẽ thấy rất ít mục, còn bạn thì thấy đầy đủ. Không phải phần mềm lỗi. Đó là phân quyền đang chạy đúng việc của nó.
Lối đi tắt của tuần đầu, và cái giá của nó
Tuần đầu dùng phần mềm, đầu bạn còn hàng chục việc khác: nhập danh mục hàng, dán mã vạch, dạy nhân viên bấm máy. Đến lúc cần cho người đứng quầy vào bán, cách nhanh nhất là đọc luôn tên đăng nhập và mật khẩu của mình cho họ. Ba giây là xong, không phải vào thiết lập, không phải nghĩ vai nào cho ai.
Ba giây đó mua cho bạn sự tiện lợi trong một tuần, và bán đi bốn thứ trong nhiều năm sau.
Thứ nhất, giá vốn không còn là chuyện riêng. Ai cầm tài khoản chủ cũng mở được mục hàng hoá, và ở đó có giá nhập từng món. Người biết bạn nhập một trăm nghìn bán hai trăm nghìn sẽ nhìn công việc bằng con mắt khác. Chuyện này không phải nghi ngờ ai, nó chỉ là chuyện thông tin nào cần cho công việc nào.
Thứ hai, mọi thao tác mất dấu. Phần mềm ghi lại ai làm gì, nhưng nó ghi theo tài khoản. Cả cửa hàng dùng chung một tài khoản thì mọi việc đều mang tên bạn. Hoá đơn bị huỷ lúc bảy giờ tối, phiếu trả hàng lạ hôm chủ nhật, hàng trong kho lệch mười lăm cái: bạn có nhật ký đầy đủ mà không dùng được, vì dòng nào cũng chỉ về chính mình.
Thứ ba, người nghỉ việc vẫn cầm chìa. Nhân viên nghỉ, bạn muốn cắt quyền thì chỉ còn cách đổi mật khẩu tài khoản chủ. Đổi xong thì tất cả những người còn lại cũng đứng hình theo, nên rốt cuộc nhiều người chọn cách không đổi.
Thứ tư, báo cáo theo người bán thành vô nghĩa. Bạn mất luôn khả năng biết ca nào bán khoẻ hơn ca nào, ai bán được hàng giá cao, ai chỉ bán hàng dễ. Đây là loại thông tin để trả lương và thưởng cho đúng, và nó biến mất chỉ vì một lần tiết kiệm ba giây.
Điều đáng nói là không có tai nạn nào xảy ra ngay. Cái giá trả rải ra trong nhiều tháng, dưới dạng những câu hỏi không có câu trả lời. Đó là lý do rất ít người nối được hai chuyện này với nhau.
Ba vai dựng sẵn, vai nào cho ai
Trong trang quản lý, mục cấp tài khoản nằm ở Thiết lập, chọn Quản lý người dùng, rồi bấm tạo tài khoản mới. Bạn điền tên hiển thị, tên đăng nhập, mật khẩu, chi nhánh làm việc và vai trò. Ô vai trò chính là ô quyết định người đó nhìn thấy gì.
KiotViet dựng sẵn ba vai: quản lý chi nhánh, nhân viên kho, nhân viên thu ngân. Chọn xong một vai, hệ thống hiện ra danh sách quyền mặc định của vai đó và bạn được phép tích thêm hoặc bỏ bớt từng dòng. Nếu ba vai này rộng quá hoặc chật quá so với cửa hàng bạn, hãy tạo hẳn một vai mới. Đặt tên theo cách gọi trong nhà cho dễ nhớ, ví dụ “trông ca tối” hay “phụ kho cuối tuần”.
Cách chọn nhanh nhất là hỏi một câu về tiền trước: người này có cần biết bạn lãi bao nhiêu trên mỗi món hàng để làm việc không? Với người đứng quầy và người ở kho, câu trả lời gần như luôn là không. Với người trông cả cửa hàng khi bạn vắng, câu trả lời có thể là có, vì họ còn phải quyết giảm giá cho khách quen.
Vai nhân viên kho là vai hay bị bỏ quên nhất. Người nhập hàng, kiểm hàng, làm việc với nhà cung cấp cần thấy phiếu nhập, phiếu xuất, tồn kho và công nợ nhà cung cấp, nhưng không cần thấy doanh thu. Cấp đúng vai này giúp bạn có người phụ việc kho mà vẫn giữ được phần số liệu bán hàng cho riêng mình.
Tách tài khoản trong mười lăm phút
Nếu cửa hàng bạn đang dùng chung một tài khoản, việc sửa không khó và không cần chờ dịp nào cả. Làm theo thứ tự này để không phải làm đi làm lại.
- Bước 1, liệt kê ra giấy. Viết tên từng người đang chạm vào phần mềm, kèm việc họ làm. Đừng bỏ sót người làm bán thời gian và người nhà phụ giúp cuối tuần.
- Bước 2, gán vai cho từng dòng. Dùng câu hỏi về tiền ở phần trên. Ai không cần biết lãi thì cho vào thu ngân hoặc kho, ai thay bạn trông cửa hàng thì cho vai quản lý chi nhánh.
- Bước 3, tạo tài khoản cho từng người, mỗi người một tên đăng nhập. Đặt tên đăng nhập dễ đọc, ví dụ theo tên riêng, để lát nữa nhìn báo cáo còn biết ai là ai.
- Bước 4, chọn đúng chi nhánh làm việc. Nếu bạn có nhiều điểm bán, gán mỗi người vào đúng điểm của họ. Bước này quyết định họ thấy hàng và số liệu của cửa hàng nào.
- Bước 5, đổi mật khẩu tài khoản chủ. Đây là bước nhiều người quên, và quên bước này thì bốn bước trên coi như chưa làm.
- Bước 6, đứng cạnh nhân viên trong ca đầu tiên. Sẽ có vài thứ họ cần mà vai đang khoá, ví dụ quyền huỷ hoá đơn khi khách đổi ý. Mở thêm đúng dòng đó, đừng vì tiện mà nâng luôn cả vai.
Bước 6 là bước dễ hỏng nhất. Nhân viên gọi bạn giữa ca đông khách, nói không bấm được, và trong lúc cuống bạn đổi luôn họ sang vai quản lý chi nhánh cho xong chuyện. Vài tuần sau cửa hàng lại quay về đúng chỗ cũ, chỉ khác là bây giờ có ba tài khoản cùng thấy hết mọi thứ.
Bốn thiết lập nên bật ngay sau khi tách
Tách tài khoản xong mới là phần khung. Bốn thiết lập dưới đây là phần khoá, mỗi cái mất chưa tới hai phút.
| Thiết lập | Nó chặn chuyện gì |
|---|---|
| Giới hạn khung giờ truy cập | Tài khoản nhân viên chỉ đăng nhập được trong giờ làm và đúng ngày làm. Ai đó mở máy lúc nửa đêm là bất thường, và bạn chặn được trước khi phải đi tìm hiểu vì sao. |
| Gán đúng chi nhánh | Người bán ở cửa hàng này không xem được số của cửa hàng kia. Cần thiết ngay từ điểm bán thứ hai. |
| Bỏ tích quyền xem giá vốn và báo cáo lợi nhuận | Đây là dòng quan trọng nhất trong cả danh sách quyền. Nhân viên vẫn bán hàng bình thường, chỉ không thấy phần chênh lệch. |
| Siết quyền huỷ và sửa hoá đơn đã thanh toán | Chỗ dễ thất thoát nhất trong mọi cửa hàng nhỏ. Nếu công việc bắt buộc phải mở, hãy mở kèm thói quen xem lại danh sách hoá đơn bị huỷ mỗi tuần một lần. |
Bốn thứ này không biến cửa hàng bạn thành pháo đài, và cũng không nên nghĩ theo hướng đó. Chúng chỉ làm một việc: giữ cho mỗi người chỉ chạm được vào phần việc của mình, để khi có chuyện thì bạn còn lần ra được đầu mối. Đây cũng là nguyên tắc chung khi quản lý bán hàng bằng bất kỳ phần mềm nào, kể cả Sapo hay các phần mềm miễn phí.
Quán ăn, nhà hàng, salon khác chỗ nào
KiotViet có bản riêng cho quán ăn, nhà hàng, cà phê, và bản riêng cho salon, khách sạn. Cách vào trang quản lý vẫn giống nhau, vẫn là địa chỉ gian hàng của bạn. Khác nhau nằm ở số lượng người chạm vào phần mềm.
Một cửa hàng bán lẻ có thể chỉ có một người đứng quầy. Một quán ăn thì có phục vụ ghi món ngoài bàn, thu ngân ở quầy, bếp nhận phiếu. Ba nhóm này cần ba mức quyền khác nhau, và nhóm phục vụ là nhóm đông nhất, thay người thường xuyên nhất. Cấp chung một tài khoản cho cả tổ phục vụ là lối đi tắt rất dễ chọn ở quán ăn. Nó cũng chính là chuyện đã nói ở phần trên, chỉ khác quy mô.
Với hàng ăn, có thêm một thứ đáng để ý: bản dành cho quán ăn thường đi kèm phần chấm công và tính lương theo ca. Phần đó chỉ chạy đúng khi mỗi người có một tài khoản riêng. Dùng chung tài khoản thì bảng công cũng chung, và bạn quay lại tính lương bằng sổ tay.
Ba việc trang quản lý không làm thay bạn
Đến đây bạn đã có đủ thứ cần cho câu hỏi ban đầu. Phần này nói một chuyện khác, và nói thẳng, vì nó là chỗ nhiều chủ shop hiểu sai về phần mềm.
Nó không kéo khách mới về cho bạn. Trang quản lý ghi lại rất đẹp những gì đã xảy ra. Nhưng nếu tháng này ít khách hơn tháng trước, phần mềm chỉ báo cho bạn biết điều đó sớm hơn vài tuần, chứ không sinh ra khách.
Nó không nói cho bạn biết vì sao khách không quay lại. Số liệu cho biết bao nhiêu người mua lần hai. Lý do người ta không mua lần hai thì nằm ngoài phần mềm, trong cuộc nói chuyện ở quầy, trong cách bạn xử lý một lần đổi hàng.
Nó không thay được việc chọn bán cái gì cho ai. Đây là việc của chủ, và không có mục nào trong thiết lập làm hộ.
“Lấy tiền đâu trả cho nhân viên mới khó”Bình luận của một người kinh doanh dưới video về kinh doanh nhỏ
Câu đó nói đúng thứ tự vấn đề của một cửa hàng nhỏ. Phân quyền gọn gàng giúp bạn giữ được cái đang có. Nhưng thứ trả lương cho nhân viên là dòng khách mới đi vào cửa. Nếu chỗ khó của bạn đang nằm ở đó chứ không phải ở phần mềm, thì việc cần làm tiếp không nằm trong trang quản lý. Nó nằm ở chỗ khách nhìn thấy bạn: bán hàng online, quảng cáo, và các kênh bán hàng bạn đang có.
Chỗ khó nhất không phải phần mềm, mà là kéo khách mới về đều
Phần mềm giữ được thứ bạn đang có. Muốn có thêm khách thì phải tự chạy được quảng cáo, và tự đọc được vì sao một quảng cáo hết tiền mà không ra đơn. Khoá Tư Duy Ra Đơn dạy chủ shop tự làm việc đó: tư duy chọn khách, cách đọc số của một chiến dịch thật, kèm sát từng người trong suốt quá trình học.
Xem khoá Tư Duy Ra ĐơnCâu hỏi thường gặp
Địa chỉ đăng nhập trang quản lý KiotViet là gì?
Là địa chỉ riêng của gian hàng bạn, dạng tên-gian-hàng.kiotviet.vn. Trang kiotviet.vn là trang giới thiệu sản phẩm, không phải cửa vào cửa hàng của bạn. Tên gian hàng nằm trong email xác nhận lúc đăng ký.
Ứng dụng quản lý và ứng dụng bán hàng khác nhau thế nào?
Ứng dụng quản lý mở phần hàng hoá, tồn kho, báo cáo, thiết lập. Ứng dụng bán hàng chỉ mở màn hình bán cho người đứng quầy. Cùng một tài khoản nhưng vai khác nhau thì mở ra sẽ thấy khác nhau. Đăng nhập được mà màn hình trống trơn thường là do vai, không phải do lỗi.
Làm sao để nhân viên không nhìn thấy giá vốn và lợi nhuận?
Vào Thiết lập, chọn Quản lý người dùng, mở tài khoản của người đó. Bỏ tích các quyền liên quan tới xem giá vốn và xem báo cáo lợi nhuận. Nhân viên vẫn bán hàng và in hoá đơn bình thường, chỉ không thấy phần chênh lệch giữa giá nhập và giá bán.
Có giới hạn được giờ đăng nhập của nhân viên không?
Có. Trong phần thiết lập tài khoản có tuỳ chọn chỉ cho phép truy cập trong khung giờ cố định, chọn theo thứ trong tuần và theo giờ. Đây là cách gọn nhất để tài khoản nhân viên không sống ngoài giờ làm.
Có nhiều cửa hàng thì quản lý trên một tài khoản được không?
Được. Mỗi điểm bán là một chi nhánh, và khi tạo tài khoản cho nhân viên bạn chọn chi nhánh làm việc cho họ. Bạn ở tài khoản chủ thì xem được tất cả, còn nhân viên chỉ thấy chi nhánh mình được gán.
Quản lý nhà hàng có dùng chung trang quản lý này không?
Cách vào giống nhau, vẫn là địa chỉ gian hàng của bạn. Bản dành cho quán ăn và nhà hàng có thêm phần đặt bàn, ghi món, chấm công theo ca, nên số vai cần chia thường nhiều hơn cửa hàng bán lẻ.
Kết luận
Câu hỏi “vào trang quản lý KiotViet bằng đường nào” có câu trả lời trong một dòng: địa chỉ gian hàng của bạn, dạng tên-gian-hàng.kiotviet.vn. Nhưng câu hỏi thật sự đáng dừng lại lâu hơn là câu thứ hai: ai được cầm chìa khoá nào.
Một tài khoản dùng chung cho cả cửa hàng là quyết định của ba giây trong tuần bận rộn đầu tiên, và nó lặng lẽ lấy đi bốn thứ: giá vốn kín, dấu vết thao tác, quyền khoá người nghỉ việc, và báo cáo theo từng người bán. Việc sửa mất mười lăm phút.
Nếu hôm nay bạn chỉ làm được một việc, hãy làm việc này: mở Thiết lập, tạo cho người đứng quầy một tài khoản riêng với vai thu ngân, rồi đổi mật khẩu tài khoản chủ. Hai thao tác đó thôi cũng đủ để tuần sau, khi bạn mở báo cáo, những con số bắt đầu có tên người đứng sau chúng.
Người viết tại duyday.com — chia sẻ về phát triển bản thân, marketing và kinh doanh tử tế. Triết lý: đến để giúp đỡ và cho đi.