Anh chủ shop giày mở Gmail, gõ “Kính gửi Quý khách hàng,” rồi dừng lại. Không biết viết tiếp gì. Đóng tab, quay lại đăng thêm một bài Facebook — chỗ quen tay hơn. Chuyện này lặp ở rất nhiều chủ shop nhỏ. Có sẵn danh sách email khách hàng nằm im trong file Excel, nhưng chưa từng gửi một email bán hàng nào vì không biết bắt đầu từ đâu. Bài này không nói lý thuyết. Nó đưa thẳng 7 mẫu điền vào chỗ trống, kèm lý do vì sao mẫu đó có tác dụng — để gửi được ngay hôm nay.
Cập nhật: Tháng 8, 2026 · Tác giả: Nguyễn Đức Duy
Tóm tắt nhanh — 4 ý chính
- Mẫu tải free đọc như thư ngân hàng vì thiếu kỹ thuật, không phải vì thiếu câu chữ hay. Phần lớn được viết cho công ty gửi công ty, không hợp giọng chủ shop bán cho người tiêu dùng.
- 3 kỹ thuật giữ hồn cho mẫu: giọng đời thường, cho giá trị trước khi bán, và luôn để lại một câu hỏi nhỏ hoặc P.S.
- 7 mẫu ứng với 7 tình huống bán hàng thật — từ khách mới để lại email tới khách cũ im hơi lặng tiếng.
- Điền mẫu không phải sao chép nguyên văn. Giữ khung câu, đổi giọng theo đúng cách bạn nói chuyện với khách hằng ngày.
Nội dung bài viết
Vì sao mẫu tải về đọc là biết ngay sẽ không ai trả lời
Gõ “mẫu email bán hàng” lên công cụ tìm kiếm, phần lớn kết quả là mẫu viết cho công ty lớn gửi công ty lớn khác — kiểu “Kính gửi Quý khách hàng và đối tác”, đủ chào hỏi, đủ chữ ký, đúng chuẩn văn bản hành chính. Nhưng chủ shop nhỏ không bán cho phòng mua hàng của một tập đoàn.
Bạn bán cho chị Lan mua áo cho con, anh Tùng đặt trà sữa cho cả phòng. Gửi giọng công ty cho một người đang cầm điện thoại lướt Facebook, email đó rơi tõm vào hộp thư như một tờ rơi không ai buồn mở lần hai.
Trước khi viết bất kỳ email nào, câu hỏi quan trọng hơn cả mẫu câu là: bạn đang viết cho ai, họ đang ở tình huống nào. Nếu chưa rõ khách của mình là ai, đọc thêm bài về dựng hồ sơ khách hàng tiềm năng trước khi quay lại điền mẫu. Viết đúng khung mà sai người đọc thì mẫu hay mấy cũng vô nghĩa.
Tôi từng viết riêng một bài mổ xẻ ba email thật của một người dạy bán hàng lâu năm ở Việt Nam. Phân tích kỹ vì sao chúng hiệu quả — xem ở bài ví dụ về email marketing. Bài đó để học. Bài này ngược lại: để dùng ngay. 7 mẫu dưới đây đã rút kỹ thuật ra sẵn, bạn chỉ cần điền vào chỗ trống.
3 kỹ thuật giữ hồn cho mẫu, trước khi điền chỗ trống
Trước khi vào phần mẫu, cần lót ba kỹ thuật nền. Bỏ qua ba thứ này, mẫu hay tới đâu điền ra cũng vô hồn.
1. Giọng đời thường, không giọng công ty
Viết như đang nhắn tin cho một người cụ thể, không phải phát loa cho một đám đông vô danh. Gọi tên khách nếu có. Một bộ email nurture thật được lưu lại nhiều năm của một người dạy bán hàng ở Việt Nam hiếm khi mở đầu bằng “Kính gửi”. Toàn “Friend ơi”, hỏi thẳng khách đọc tới đâu rồi. Giọng đó lạ tai với dân văn phòng, nhưng đúng tai với người đang cầm điện thoại đọc lướt giữa giờ nghỉ.
2. Cho giá trị trước, cài bán sau
Trong bộ 17 email nurture đó, phần lớn là email thuần cho đi — lời khuyên, câu chuyện, mẹo giữ khách — chỉ xen kẽ vài email chào hàng thật sự. Tỷ lệ đó không ngẫu nhiên. Gửi liền tù tì email nào cũng bán, khách bấm huỷ đăng ký ngay từ lần thứ hai. Xen kẽ giá trị và bán hàng, khách mở email của bạn vì tò mò, không phải vì sợ bị làm phiền.
3. Luôn để lại một câu hỏi nhỏ hoặc một P.S.
Gần như mọi email trong bộ 17 email đó đều có một dòng tái bút hoặc một câu hỏi cuối thư. Có khi chỉ để hỏi “anh chị đọc tới chương mấy rồi”. Chi tiết nhỏ nhưng công dụng lớn: khách bấm trả lời càng nhiều, email của bạn càng ít rơi vào mục Spam ở những lần gửi sau. Và bạn có một cuộc trò chuyện thật, thay vì một bức thư một chiều.
Chọn đúng mẫu cho đúng tình huống khách
7 mẫu dưới đây không phải để dùng tất cả cùng lúc cho cùng một khách. Mỗi mẫu ứng với một tình huống cụ thể. Gửi sai mẫu — mời một khách chưa mua lần nào “quay lại” — là cách nhanh nhất để lộ ra bạn đang gửi hàng loạt không suy nghĩ.
Biết khách đang ở tình huống nào trước khi gửi cũng chính là một phần của việc target khách hàng đúng. Target không chỉ là chọn đối tượng chạy quảng cáo, mà còn là chọn đúng thông điệp cho đúng người, đúng lúc.
7 mẫu email bán hàng điền vào chỗ trống
Phần trong dấu ngoặc vuông [ ] là chỗ điền thông tin thật của bạn. Giữ nguyên khung câu, đổi giọng theo đúng cách bạn vẫn nói chuyện với khách hằng ngày — đừng đọc y nguyên như đọc văn mẫu.
Mẫu 1 — Chào sản phẩm mới, cho giá trị trước
Dùng khi: khách mới để lại email, hoặc khách cũ khi bạn vừa ra món mới.
Mẫu 2 — Giảm giá có hạn, không doạ hết hàng giả
Dùng khi: có đợt giảm giá thật, có ngày kết thúc rõ ràng — không bịa số lượng giới hạn để thúc ép.
Nếu khách hay chê đắt ngay cả khi không giảm giá, cách xử lý đúng không phải là giảm liên tục — đọc thêm ở bài khách chê đắt.
Mẫu 3 — Khách hỏi giá rồi im lặng, nhắc nhẹ có cam kết nhỏ
Dùng khi: khách nhắn hỏi, xem ảnh, rồi biến mất hai ba hôm.
Mẫu 4 — Xin đánh giá sau khi khách nhận hàng
Dùng khi: hai ba ngày sau khi đơn giao thành công.
Mẫu 5 — Mời khách cũ quay lại
Dùng khi: khách mua một lần, ba bốn tháng không quay lại.
Mẫu 6 — Nhắc lại sau khi gửi email quan trọng mà im lặng
Dùng khi: đã gửi một email ưu đãi hoặc thông báo lớn, hai ba ngày không thấy phản hồi. Trong bộ 17 email nurture nhắc ở trên, có một email đúng kiểu này. Ngày 33, tác giả gửi tiêu đề thẳng “Đã bảo làm mà lại còn không làm” — chỉ để nhắc lại một lời mời đã gửi hai ngày trước mà chưa ai bấm. Ngắn, thân mật, không vòng vo.
Nhắc đúng lúc kiểu này cũng là một phần của việc chốt đơn. Chốt đơn hiếm khi là một cú chốt duy nhất, mà là một chuỗi nhắc đúng lúc, đúng liều.
Mẫu 7 — Cảm ơn và xin giới thiệu
Dùng khi: khách đã mua nhiều lần, hoặc vừa để lại đánh giá tốt.
| Mẫu | Dùng khi | Kỹ thuật chính cài vào |
|---|---|---|
| 1 — Chào sản phẩm mới | Khách mới để lại email / có món mới | Giá trị trước, P.S. mồi tương tác |
| 2 — Giảm giá có hạn | Đợt giảm giá thật, có ngày kết thúc | Trung thực về hạn, không khan hiếm giả |
| 3 — Nhắc nhẹ khi im lặng | Hỏi giá rồi biến mất vài hôm | Cam kết nhỏ (chỉ cần nhắn 1 chữ) |
| 4 — Xin đánh giá | 2-3 ngày sau khi nhận hàng | Mồi tương tác, xử lý khiếu nại trước |
| 5 — Mời khách cũ quay lại | 3-4 tháng không mua lại | Giọng đời thường, không thúc ép |
| 6 — Nhắc lại ngắn | Gửi email quan trọng mà im lặng | Email nhắc lại, ngắn hơn bản gốc |
| 7 — Cảm ơn, xin giới thiệu | Khách mua nhiều lần / đánh giá tốt | Chân thành trước, đề nghị nhẹ sau |
Một ví dụ điền hoàn chỉnh cho quán trà sữa
Để thấy Mẫu 5 trông ra sao sau khi điền đầy đủ: giả sử bạn có một quán trà sữa nhỏ, khách tên Hương từng gọi trân châu đường đen ba tháng trước rồi không quay lại.
Toàn bộ khung giữ nguyên Mẫu 5. Chỉ đổi tên khách, sản phẩm cũ, sản phẩm mới. Không một chữ “giảm giá sốc” hay “chỉ hôm nay” nào — vì mục tiêu của email này là gợi nhớ, không phải thúc mua ngay lập tức.
3 lỗi hay gặp khi dùng mẫu điền sẵn
- Sao chép y nguyên, không đổi giọng cho hợp cách bạn vẫn nói chuyện — khách quen đọc thấy lạ ngay, cảm giác như đang nói chuyện với một người khác.
- Gửi một lần rồi bỏ — trong khi kỹ thuật nurture cần nhịp dày ở đầu rồi giãn dần, không phải gửi một lần rồi im hẳn suốt nhiều tháng.
- Viết kiểu “kính gửi quý khách hàng và đối tác” cho một khách lẻ mua vài trăm nghìn — đúng chuẩn mực văn bản, nhưng sai hoàn toàn đối tượng.
Nguyên tắc viết ngắn, đúng liều cũng áp dụng cho email y như cho bài đăng bán hàng — xem thêm ở bài content bán hàng hay. Đừng để một email dài hơn một tin nhắn thoại 30 giây mà khách phải đọc.
Email hay mấy cũng cần đúng người để gửi tới
7 mẫu trên xử lý phần viết. Còn việc biết chính xác khách của bạn là ai, họ đang ở tình huống nào, để không gửi nhầm mẫu cho nhầm người. Đó là phần khoá Tư Duy Ra Đơn dạy kỹ. Soi trực tiếp ngành của bạn, kèm 1-1, kết thúc bằng chiến dịch thật trên chính shop bạn.
Tìm hiểu khoá Tư Duy Ra Đơn →Câu hỏi thường gặp
Gửi email cho khách bao lâu một lần thì không bị coi là spam?
Không có con số cứng. Nguyên tắc an toàn: mỗi email phải có lý do khiến khách muốn mở — sản phẩm mới, ưu đãi thật, hoặc hỏi thăm sau khi mua. Gửi vì “tới lịch phải gửi” mà không có nội dung thật thì một lần đã là quá nhiều.
Không có phần mềm gửi email hàng loạt thì có làm được không?
Với dưới vài chục khách, gửi tay từ Gmail hoàn toàn ổn — thậm chí cá nhân hơn. Khi danh sách lên tới hàng trăm, cần công cụ gửi tự động để không bỏ sót ai và đo được ai mở, ai bấm.
Email cảm ơn khách hàng viết sao cho không sáo rỗng?
Bỏ câu “cảm ơn quý khách đã tin tưởng và ủng hộ” — câu này ai cũng viết nên không ai đọc. Thay bằng một chi tiết cụ thể: nhắc đúng sản phẩm khách mua, đúng chuyện khách từng kể lúc mua hàng.
Không có nhiều email khách hàng thì có nên gửi chưa?
Nên bắt đầu ngay cả khi mới có mười, hai mươi email. Danh sách nhỏ dễ viết cá nhân hơn, và bạn học được cách viết trước khi danh sách lớn dần lên.
Email giới thiệu sản phẩm mới nên gửi vào lúc nào?
Gửi ngay khi sản phẩm sẵn sàng, đừng đợi “đủ khách mới gửi”. Buổi sáng sớm hoặc tối muộn thường có tỷ lệ mở cao hơn giữa giờ hành chính, vì đó là lúc người ta rảnh tay lướt điện thoại.
Kết luận
7 mẫu trên không phải công thức thần kỳ. Chúng chỉ là cái khung — phần quyết định vẫn là bạn có điền vào đó giọng nói thật của mình hay không.
Bắt đầu với một mẫu duy nhất tuần này: gửi Mẫu 4 — xin đánh giá — cho ba khách vừa mua gần nhất. Việc nhỏ, nhưng là lần đầu bạn dùng email để bán hàng thay vì chỉ để thông báo đơn hàng.
Người viết tại duyday.com — chia sẻ về phát triển bản thân, marketing và kinh doanh tử tế. Triết lý: đến để giúp đỡ và cho đi.